30 marca 2022 11 minut czytania Adriana Koczoń

Efektywność pracy – co tak naprawdę na nią wpływa?

Efektywność pracy to pojęcie wywodzące się z ekonomii i oznacza rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Nie chodzi jednak o to, by robić jak najwięcej w krótkim czasie, lecz zmienić swoje myślenie o pracy na tyle, by nie marnotrawić swoich zasobów – czyli pracować lepiej i mądrzej!

Jak to osiągnąć?

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Jak oszukać swój mózg i lepiej szacować czas na wykonanie zadań?

  • Co najczęściej wpływa na spadek efektywności pracy?

  • W jaki sposób zarządzać czasem swoim i innych, by osiągać lepsze wyniki?

  • Jakich sztuczek używają pracownicy agencji Marketing Match, by pracować wydajniej?

Zachęcamy do przeczytania tekstu zarówno osoby, które zarządzają czasem innych (managerów), jak i pracowników, którzy czują, że chcieliby lepiej wykonywać swoją pracę. Poruszymy kwestie wydajności, motywacji oraz spełniania się w swoim zawodzie. Udowodnimy tym samym, że temat efektywności pracy trudno jest sprowadzić do jednego równania i warto przyjrzeć się mu z różnych perspektyw.

Spis treści

  1. Czy efektywność pracy da się zmierzyć? Przydatne narzędzia
  2. Czynniki wpływające na efektywność w pracy
  3. Czy Twoja praca daje światu coś sensownego?
  4. Jak odciążyć pracowników z niepotrzebnych zadań i sprawić, by lepiej wykorzystywali swoje kompetencje? Wskazówki dla managerów
  5. W jaki sposób pracownicy Marketing Match dbają o efektywność pracy?
  6. Chcesz zwiększyć efektywność pracy- odpoczywaj!

Czy efektywność pracy da się zmierzyć? Przydatne narzędzia

Istnieje wiele sposobów na to, by mierzyć efektywność pracownika. Niektóre zespoły decydują się na wprowadzenie narzędzi do analizy czasu pracy (np. Toggl, Timepot, Calamari), które to pozwalają utrzymać w ryzach poziom obłożenia pracą i zmierzyć, ile czasu pracownik spędził nad danym zadaniem. Ważne jednak, by podchodzić do systemów zarządzania czasem, jak do pomocnego narzędzia, a nie na zasadzie systemu kontroli pracowników.

Najczęstszym błędem popełnianym przez pracowników mających poczucie, że nie wyrabiają się ze swoimi zadaniami, jest to, że przy planowaniu zadań nie biorą pod uwagę właściwości ludzkiego mózgu, który, choć jest narzędziem genialnym – nie jest doskonały. Człowiek potrzebuje chwili na przejście z jednej czynności do drugiej. Dodatkowo szacowanie czasu, którego potrzebujemy na daną czynność, również nie jest naszą najmocniejszą stroną. Nie wierzysz? Wykonaj proste ćwiczenie, a być może dowiesz się, dlaczego czas czasem przecieka Ci przez palce.

  1. Pomyśl o czynności, którą wykonujesz codziennie. Najlepiej niech będzie to czynność złożona, składająca się z kilku elementów, np. wyjście z psem lub zrobienie dobrego śniadania.
  2. Oszacuj w głowie, ile czasu zajmuje Ci ta czynność.
  3. Przy najbliższej okazji wykonaj daną czynność i włącz stoper.

Efekty tego eksperymentu mogą Cię poważnie zaskoczyć! Nie chodzi w nim oczywiście o to, by ograniczyć każdą z czynności do minimum i odbierać sobie przyjemność ze spędzania czasu z pupilem czy pysznego, samodzielnie wykonanego posiłku, ale ważne, by zdawać sobie sprawę, że szacowanie długości wykonywania zadań w pracy może wyglądać podobnie. Nie umiemy szacować czasu, dlatego nam go brakuje.

Czynniki wpływające na efektywność w pracy

Spadek efektywności może mieć wiele powodów, ale najczęściej współistnieje z wypaleniem zawodowym i poczuciem bezsensu pracy. Motywacja pracowników spada lawinowo w przypadku braku nagrody po wykonaniu zadania. Ważne jest, by pracownicy mieli świadomość, że w przypadku doskonałego wykonywania pracy, czeka ich adekwatne wynagrodzenie. Negatywny wpływ na osiąganie dobrych wyników ma też oddzielenie od owocu własnej pracy. Wydajność pracy na pewno nie wzrośnie, gdy pracownik nie będzie znał celu i misji, która stoi za projektem, nad którym pracuje. Należy zadbać o klarowność w tej kwestii, tak by wizja codziennej pracy na rzecz danej organizacji niosła za sobą jasną wizję na przyszłość.

Jeśli charakterystyka danej pracy sprawia, że jej efekt jest procesem trudno mierzalnym, dobrze, żeby pracownik mógł zobaczyć wynik swoich wysiłków np. w formie premii i pochwały od szefa. Można też zastanowić się nad ustaleniem wewnętrznych, charakterystycznych dla danej branży wskaźników sukcesu, które pomogą pracownikowi w ustalaniu priorytetów i myśleniu o swojej pracy jako o procesie, który prowadzi do celu.

Największym błędem jest pozostawienie wykonawcy pracy bez informacji zwrotnej. Zapewnienie odpowiedniej komunikacji w postaci feedbacku należy do obowiązków dobrego szefa. Nawet najbardziej zmotywowany pracownik będzie sfrustrowany, gdy nie otrzyma zysków adekwatnych do wykonanej pracy. Taka sytuacja sprzyja szybkiemu wypaleniu zawodowemu.

Czy Twoja praca daje światu coś sensownego?

Odpowiedź na to pytanie bywa gorzka. Według Davida Graebera, autora książki „Praca bez sensu”, 37% Brytyjczyków i 40 % Holendrów odpowiada, że za istnieniem ich zajęcia nic nie przemawia.

Praca, która ma sens, jest postrzegana przez pracownika jako wartościowa sama w sobie i jednocześnie warta wykonywania. A więc zaspokaja ona potrzebę rozwoju pracownika (finansowego, emocjonalnego, towarzyskiego), a także tworzy wartość dla innych grup (klientów, społeczeństwa). Aby ocenić wartość swojej pracy, należy wykazać się głęboką refleksyjnością i dokonać możliwie jak najbardziej obiektywnej oceny swoich działań. Należy przy tym pamiętać, że na całościową ocenę wartości pracy ma wpływ wiele czynników — np. opinia społeczna na temat charakteru wykonywanej pracy, prestiż danego stanowiska czy też ocena danej pracy przez najbliższą rodzinę/partnera.

Dobrą radą dla pracownika jest, by wziął pod uwagę to, że w pracy, jak w życiu — nie zawsze są fajerwerki. Ważne, by zwracać należytą uwagę na każdy swój sukces, który może podtrzymać poczucie sensu z wykonywania pracy.

Praktycznym rozwiązaniem jest stworzenie tablicy, na której będzie można gromadzić wpisy/zdjęcia/przedmioty, które przypomną o dobrych momentach w pracy. Można też postarać się stworzyć oryginalny rytuał, który będzie zawsze towarzyszył sukcesom w pracy, np. zamówienie dobrego jedzenia do firmy, świętowanie wraz ze współpracownikami.

Jak odciążyć pracowników z niepotrzebnych zadań i sprawić, by lepiej wykorzystywali swoje kompetencje? Wskazówki dla managerów

Według raportu „Anatomia Pracy”1, pracownicy firm na całym świecie spędzają większość czasu (60%) na czynnościach okołozadaniowych, a jedynie 27% na pracy, w której wykorzystują swoje kwalifikacje — to wielka strata dla całego zespołu!

Co zatem zrobić, żeby rozłożyć zadania mądrzej i lepiej wykorzystywać potencjał swoich pracowników:

  1. wyeliminuj niepotrzebne spotkania: zamiast organizować zebranie dotyczące aktualizacji statusu projektu – wyślij maila/raport,
  2. jeśli spotkanie jest konieczne, najpierw ustal jego plan i formę, upewnij się, że każda z osób wnosi coś cennego do danego spotkania – jeśli tak nie jest, ogranicz liczbę osób i zaproś tylko te, które są niezbędne, by omówić dany temat,
  3. skorzystaj z narzędzia monitorującego czas pracy i przeprowadzaj rozmowy z pracownikami, omawiając ich tryb pracy. Postarajcie się wspólnie zauważyć mocne i słabe strony stylu pracy danego pracownika. Niech rozmowa odbędzie się w atmosferze bezpieczeństwa i służy poprawieniu warunków pracy, a nie kontroli wydajności pracownika,
  4. jasno określaj priorytety zadań, a te mniej ważne deleguj do osób, które mają mniejszy work-load,
  5. kontroluj liczbę nadgodzin, przeprowadź rozmowy z osobami, które pracują zbyt wiele godzin, by dowiedzieć się, co jest tego przyczyną.

1https://asana.com/pl/resources/anatomy-of-work

W jaki sposób pracownicy Marketing Match dbają o efektywność pracy?

Żeby jeszcze lepiej przybliżyć Wam temat efektywności w pracy, zapytaliśmy naszych specjalistów z Marketing Match o to, co robią, żeby pracować wydajniej.

Bartłomiej Giedyk, SEM/SEO Manager:

Najważniejsze jest dla mnie zaufanie do zespołu, w którym pracuję. Dzięki temu nie muszę kontrolować statusu wykonania zadania na każdym jego etapie, to pozwala na większą swobodę. Uważam, że kluczową umiejętnością dla managera jest delegowanie zadań do innych osób, po to, by w pełni wykorzystać potencjał, jaki drzemie w pracownikach i rozsądnie wykorzystywać swoje własne zasoby. Kiedy jestem zmęczony, świetnie pomaga mi kawa albo krótka drzemka. Na co dzień dbam o swoją kondycję, chodząc na basen i saunę.

Jan Raszyński, SEM/SEO Specialist:

Ta kwestia należy do niezwykle relewantnych w temacie work-life balance. Aby osiągać odpowiedni wellbeing pracowniczy, trzeba postawić sobie kilka ważnych pytań, na które uzyska się kilka jeszcze bardziej istotnych odpowiedzi.

Kiedy pracuje najbardziej efektywnie? Które zadania należy wykonywać najpierw, te mega trudne, aby jak najszybciej poradzić sobie z wyzwaniem, czy może te łatwe, aby mieć je jak najszybciej z głowy? Co sprawia, że szybko się regeneruje i mam znowu chęć do działania? I wiele, wiele innych.

Aby pracować efektywniej, trzeba poznać swoje wewnętrzne, pracownicze JA – co pozwoli na ułożenie schematu, wyrobienie sobie norm i działanie na maksymalnej wydajności.

W skrócie:

  • znajdź swój najlepszy schemat pracy i spróbuj się dopasować do niego,
  • sprawdź, ile zajmują Ci określone zadania i zadaj sobie pytanie, czy da się to zoptymalizować,
  • zbadaj, co z Twoich codziennych zadań przychodzi Ci łatwiej, co trudniej i przetestuj, czy lepiej najpierw robić trudne rzeczy potem łatwe, czy na odwrót,
  • ODPOCZYWAJ, REGENERUJ SIĘ i uprawiaj dużo SPORTU(!), aby się zrelaksować, odreagować i odciąć od tego co robisz dużą część dnia,
  • double check – lepiej dwa razy sprawdzić niż potem więcej czasu zużywać na poprawki,
  • bierz, ile się da od mądrzejszych od siebie – z reguły poznali oni tematy głębiej, lepiej i dokładniej, więc na sto pro mają fajne protipy jak można coś wykonać szybciej i sprawniej, niż robisz to do tej pory -> czysta efektywność! W świecie doskonałym tak to właśnie wygląda 🙂

Natalia Słabowska, Account Executive:

Według Natalii, najważniejsze punkty w dążeniu do efektywności własnej, to:

  • koniecznie dbać o: prawidłowy sen, nawodnienie, nie zapominać o jedzeniu,
  • nabyć umiejętność nierozpraszania się – pracując nad jedną sprawą, pracować nad nią do końca, zanim przeskoczy się do następnej,
  • pracować w „blokach” – np. odpowiadanie na maile, potem zadania organizacyjne, następnie znów odpowiadanie na maile etc.,
  • robić sobie przerwy: wyjść na 5 minut na spacer albo rozejrzeć się wokół siebie i skupić uwagę na czymś innym niż ekran komputera,
  • nie dać się zwariować – nic się nie stanie, gdy odczytasz powiadomienie na telefonie, o ile nie skończy się to na półgodzinnym skrolowaniu Fejsa – ważna jest samokontrola,
  • po pracy robić rzeczy, które nie są związane z pracą i wymagają odcięcia się od urządzeń elektronicznych – ja opiekuję się roślinami domowymi, piekę ciasta, czytam książki, basen też jest super, bo telefonu do wody nie zabierzesz 🙂
  • pamiętać, że kryzysy są chwilowe, a nie każda myśl to rzeczywistość,
  • nie martwić się na zapas! To totalny pochłaniacz energii i mega duża pułapka, w którą często wpadam, a potem okazuje się, że wszystko poszło ok!
  • prosić o feedback, a nie tylko czekać biernie, aż ktoś się nim podzieli, dzięki temu jest się bardziej świadomym tego, jak odbiera nas otoczenie i jak nasza praca wpływa na ich pracę, gdy pracujemy w zespole,
  • ćwiczyć pamięć: im lepszą masz pamięć, tym mniej czasu marnujesz na upewnianiu się, czy na pewno dobrze coś pamiętasz.

Chcesz zwiększyć efektywność pracy- odpoczywaj!

Skoro już przyswoiliśmy sporo informacji na temat efektywności— należy nam się zasłużony odpoczynek. Niewiele kto pamięta, że odpoczywanie jest naturalnym sposobem na spędzanie czasu i nie trzeba na niego w żadnym razie zasłużyć, wystarczy po prostu chcieć odpocząć i można to zrobić bez wyrzutów sumienia.

Warto podkreślić, że regularny odpoczynek to naturalna fizjologiczna potrzeba naszego organizmu. Jeśli nie odpoczywamy regularnie, tylko czekamy na moment, kiedy przekroczymy krytyczną granicę naszej wytrzymałości, taki odpoczynek na niewiele się zda. Idealny moment na odpoczynek to ten, kiedy czujesz się dobrze. Nie czekaj z odpoczynkiem na moment, kiedy jesteś wykończony.

Regularne przerwy od pracy rób co godzinę. Obserwuj swój organizm i to, w jaki sposób najlepiej się regenerujesz. Może to być krótki spacer po biurze, kilka głębszych oddechów na balkonie lub przy otwartym oknie. Na szczęście coraz więcej biur traktuje poważnie potrzebę odpoczynku wśród pracowników i udostępnia im ku temu dodatkową przestrzeń. W wyposażeniu biur pojawiają się kanapy, piłki do siedzenia, maty do rozciągnięcia się czy oczyszczacze powietrza, które pozytywnie wpływają na jakość warunków pracy. Jeśli w twoim biurze brak tego typu akcesoriów, postaraj się podjąć tego typu inicjatywę — to może wiele zmienić i nie wymaga wielkich zmian!

Mamy nadzieję, że ten tekst pomógł Ci spojrzeć na pojęcie efektywności pracy w inny sposób i informacje, które przyswoisz, wpłyną pozytywnie na Twoje podejście do pracy. Każdy z nas zasługuje na dobry system, który będzie nagradzał mądre planowanie czasu i pozwoli rozwinąć swoje kompetencje z wielu obszarów. Zwiększanie efektywności w pracy może wiązać się z wieloma korzyściami, nie tylko finansowymi, ale też wzrostem poczucia sprawczości i zadowolenia z tej sfery życia. Budowanie dobrych nawyków organizacji pracy i odpoczynku wymaga czasu, więc nie czekaj i spróbuj działać już dziś!

Źródła:

Blog
  • 29 grudnia 2021
    Blog firmowy – co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć?
    Marketing
    Marketing Match
  • 8 grudnia 2021
    Brief – cztery kluczowe momenty dla jego powodzenia
    Natalia
    Natalia Słabowska
  • 23 czerwca 2021
    Etyczne aspekty reklamy, czyli o tym dlaczego warto grać fair
    Katarzyna
    Katarzyna Dziąg
  • 27 maja 2021
    Jak rozpocząć współpracę z agencją marketingu internetowego? Postaw na synergię działania!
    Filip
    Filip Pyśniak
  • 29 grudnia 2020
    5 kroków do zbudowania partnerskiej relacji z Klientem
    Natalia
    Natalia Słabowska
  • 25 czerwca 2020
    Google Chrome z mechanizmem blokady zasobożernych reklam
    Marketing
    Marketing Match